ทำงานอัตโนมัติใน Excel เพียงคลิกเดียว ด้วย Macro Excel

คุณเคยใช้ Excel ที่ต้องทำงานแบบซ้ำ ๆ เดิม ทุก ๆ วัน หรือเปล่าครับ เช่น ต้องมาเปิดไฟล์ Excel ที่ส่งมาจากระบบ ERP หรืออีเมล์ แล้วทำการ Copy ข้อมูลในไฟล์ดังกล่าว มารวมกับอีก Excel ไฟล์ เพื่อรวมเป็นข้อมูลทั้งหมด และต้องนำข้อมูลรวมดังกล่าวมาทำ PivotTable หรือ PivotChart เป็นต้น ซึ่งแน่นอนการทำงานซ้ำ ๆ แบบนี้ ทำให้ต้องเสียเวลาในการทำพอสมควรหากจำนวนไฟล์ที่ต้องทำงานมีจำนวนมาก ๆ แล้วยิ่งต้องใช้เวลาเป็นอย่างมาก

แต่คุณรู้หรือไม่ว่า Excel มีเครื่องมือ ที่ช่วยให้การทำงานดังกล่าวนี้ ทำงานได้แบบอัตโนมัติเพียงแค่ 1 คลิก แล้วทุกอย่างก็จะทำให้คุณเสร็จได้ในเวลาที่ลดลงกว่าคุณลงมือทำเองโดยตรงอย่างมาก เครื่องมือดังกล่าว เรียกว่า Macro (มาโคร) ใน Microsoft Excel

Macro (มาโคร) คือ ชุดคำสั่งอัตโนมัติที่มีลำดับของการดำเนินการ ซึ่งจะถูกเก็บไว้ในรูปของภาษา Visual Basic for Application (VBA) ด้วยความสามารถของ Microsoft Excel ที่ออกแบบให้สามารถบันทึก Macro (Record Macro) ได้จากกระบวนการทำงานที่ผู้ใช้ Excel ทำอยู่ที่หน้าต่างโปรแกรมได้
 

ประโยชน์หลัก ๆ ของ Macro (มาโคร)

• ลดระยะเวลาในการทำงาน ให้งานซ้ำ ๆ เดิมที่ต้องใช้เวลามาก ให้เหลือน้อยลง เช่น งานบ้างอย่างที่หากทำซ้ำ ๆ ด้วย Manual อาจจะต้องใช้เวลาวัน หรือสองวัน แต่หากใช้ Macro ช่วยใช้เวลาไม่ถึง 15 นาที ซึ่งประหยัดเวลาไปทำงานส่วนอื่น ๆ ได้อย่างมาก
• ลดกระบวนการทำงานที่ซับซ้อน โดยผู้ใช้ไม่จำเป็นต้องใช้งาน Excel ขั้นสูง ก็สามารถทำงานที่ซับซ้อนได้ โดย Run Macro ที่บันทึกไว้ได้ ซึ่งผู้ใช้งานสามารถบันทึกกระบวนการทำงาน (Record Macro) ได้เองด้วยความสามารถการบันทึก Macro (Record Macro)
• การพัฒนาและปรับแก้ไข Macro ที่ไม่ซับซ้อนได้ โดยสามารถปรับแก้ไข Macro ที่ได้ Record Macro ได้เพื่อให้การทำงานที่สมบูรณ์ตามต้องการ ซึ่งไม่จำเป็นต้องมีความรู้ในการเขียนโปรแกรมมาก่อน

ตัวอย่างของระบบงานทางธุรกิจที่สามารถใช้ Macro (มาโคร) ช่วยงานได้

• การ Import Data หรือ Import Text file จากระบบงานอื่นเข้ามาอัตโนมัติ เช่น การนำข้อมูล Text file หลาย ๆ ไฟล์ มาให้อยู่ในรูปแบบตารางใน Excel ได้ ด้วยการ Run Macro เพื่อให้สามารถ Import Text file ทีละไฟล์มาใส่ใน Excel จนครบทุกไฟล์ โดยอัตโนมัติ
• การจัดรูปแบบงานอัตโนมัติ สามารถใช้ Macro เพื่อจัดตารางให้สวย ทั้ง border, formatting, font, color ได้ เช่น มีข้อมูลที่ Export จากระบบออกมาเป็นรูปแบบไฟล์ Excel ซึ่งทุกครั้งต้องนำไฟล์ดังกล่าวนี้ มาจัดความกว้างคอลัมน์ให้พอดี, ปรับขนาด font ทำตัวหนาที่หัวตาราง พร้อมใส่สีที่หัวตาราง และตีเส้นกรอบตาราง เราสามารถทำกระบวนกล่าวดังกล่าวนี้ได้เพียงคลิกเดียว ด้วย Macro
• การปรับปรุงข้อมูลที่ได้จากระบบอื่นเช่น SAP, ERP แต่ยังไม่พร้อมใช้งาน ต้องลบคอลัมน์ เพิ่มคอลัมน์ที่ไม่ได้ใช้งาน เพื่อพร้อมใช้งาน
• การบันทึกข้อมูลจากแบบฟอร์ม (Save) อัตโนมัติ เช่น การบันทึกข้อมูลการขาย โดยมีการทำฟอร์มการขายใน Excel เมื่อกรอกข้อมูลครบ เพียงกดปุ่มบันทึกแล้ว จะทำการ Run Macro เพื่อบันทึกข้อมูลการขายในฟอร์ม ให้เก็บในตารางข้อมูลที่กำหนดไว้
• การออกรายงาน หรือ PivotTable, PivotChart จากการคลิกปุ่มเพียงปุ่มเดียว เช่น สรุปข้อมูลผู้ถือหุ้นบริษัทหนึ่ง โดยการดึงข้อมูลจากตลาดหลักทรัพย์ แล้วมานำเสนอเป็น Report หรือ Dashboard ซึ่งหากทำแบบ Manual อาจจะต้องใช้เวลาเยอะมาก และมีโอกาสผิดพลาดสูง ฉะนั้นหากใช้ Macro ก็จะช่วยได้อย่างมาก
• การ Export Data จาก Excel ไปยังระบบงานอื่น ๆ

สามารถศึกษาเพิ่มเติมเกี่ยวกับ ประโยชน์ของ Macro Excel ในทางธุรกิจ

ภาพเปรียบเทียบตารางข้อมูลที่ไม่ได้จัดรูปแบบ กับ ตารางข้อมูลจัดรูปแบบตารางโดยใช้การ Run Macro Format Table

วิดีโอตัวอย่างแสดงผลลัพธ์การใช้ Macro ในการจัดรูปแบบตารางให้สวยงาม ด้วย 1 คลิก