3 เครื่องมือใน Excel เพื่องานอัตโนมัติ Power Query, Macro และ Power Automate
ยุค Digital มาพร้อมกับงานอัตโนมัติ
ในยุค Digital ที่มีเทคโนโลยีมากมายที่มีประสิทธิภาพในการทำงาน ในยุคนี้ทักษะด้าน Automation เป็นทักษะที่สำคัญในปัจจุบัน เพื่อทำให้งานที่เราต้องทำเป็นประจำ เป็นงานอัตโนมัติ ลดระยะเวลาการทำงาน ลดต้นทุน เพื่อประสิทธิภาพการทำงาน โดยเครื่องมือเหล่านี้อาจจะมี Learning Curve ในการเรียนรู้อยู่บ้าง แต่ผลลัพธ์ที่ได้สร้างคุณค่าในการทำงานอย่างแน่นอน
หากเราต้องทำงานกับ Microsoft Excel อยู่แล้วเชื่อเลยว่าจะต้องมีงานไม่มากก็น้อยที่เป็นงานซ้ำ ๆ น่าเบื่อ โดยเราสามารถแปลงงานซ้ำ ๆ เป็น งาน Automation ลดการทำงานซ้ำ ๆ ด้วย Macro & VBA Excel กับ RPA และ Power Query
3 เครื่องมือ ของ Microsoft Excel เพื่อการทำงานอัตโนมัติ
- Power Query
- Macro
- Power Automate
Power Query เพื่อการจัดเตรียมข้อมูลซ้ำ ๆ เดิม
Power Query คือเครื่องมือด้าน Data Analysis ของ Excel ที่จะช่วยให้เราปรับแต่งข้อมูล (Data Transformation) เชื่อมโยงข้อมูลไปยังแหล่งข้อมูลต่างๆ ได้มากมายหลากหลายแหล่ง (Multi Data Source) สามารถให้เรา รวมข้อมูล (Merge) แยกข้อมูล (Extract) ปรับแต่งข้อมูล (Shaping) ให้เป็นข้อมูลพร้อมใช้งาน
ดูเพิ่มเติม Power Query คืออะไร | Power Query ทำงานอย่างไร | Power Query Editor
ตัวอย่างงานที่ใช้ Power Query
- การรวมไฟล์ Excel หลาย ๆ Workbook เข้าด้วยกัน
- การรวมข้อมูลจากแหล่งข้อมูลต่าง ๆ เข้าหากัน
- การ Cleansing Data, Transform, Shaping, Merge
- การรวมไฟล์ Excel หลายไฟล์ที่มีหลายชีท ด้วย Power Query
Macro Excel เพื่อทำงานที่เราต้องทำซ้ำ ๆ เดิมใน Excel
Macro Excel คือ เครื่องมือกลุ่มคำสั่งที่ใช้ทำงานอัตโนมัติใน โปรแกรม Microsoft Excel เช่น Macro เพื่อทำการ Copy ข้อมูลยอดขายที่ได้มาแต่ละเดือน เข้าไปยัง Workbook ของข้อมูลยอดขายทั้งหมด เป็นต้น โดย Microsoft ออกแบบมาให้สร้าง Macro ได้ง่าย ๆ โดยการบันทึก (Record Macro) โดยจะบันทึกการกระทำที่เราทำการ Record เอาไว้ เพื่อสามารถเรียกใช้ได้ในภายหลัง โดยจะเก็บเป็นโปรแกรมด้วยภาษา Visual Basic หรือที่เรียกว่า Visual Basic for Application (VBA)
ดูเพิ่มเติม Microsoft Excel Macro คืออะไร
ตัวอย่างระบบงานอัตโนมัติ ที่พัฒนาจาก Macro & VBA Microsoft Excel
- การบันทึกข้อมูลการขาย และ ออก Invoice
- การทำ PivotTable เพื่อสรุปรายงานอัตโนมัติ
- การทำแบบฟอร์มบันทึกข้อมูลบุคลากร
- การนำเข้าข้อมูล เพียง 1 คลิก
- การใช้ Macro เพื่อจัดการข้อมูลดิบมาแสดงเป็น PivotTable และ PivotChart ที่สวยงาม เพียง 1 คลิก
Power Automate เพื่อการสั่งการทั้ง Excel และก็สั่งการ Cloud / Desktop ได้
Power Automate เป็นระบบอัตโนมัติ ที่พัฒนาจาก Robotic Process Automation (RPA) สามารถสร้างข้ามโปรแกรมได้ ไม่จำเป็นต้องอยู่ในโปรแกรมใดโปรแกรมหนึ่งเท่านั้น โดยใน Microsoft 365 จะมี Power Automate
Power Automate สามารถควบคุมสั่งการโปรแกรมต่าง ๆ ทั้ง Excel หรือ โปรแกรมต่าง ๆ ใน Windows โดยจะมี Power Automate จะมีทั้ง Desktop Flow และ Cloud Flow โดยสั่งการได้ทั้งในเครื่องและในอินเทอร์เน็ต
ดูเพิ่มเติม ตัวอย่าง Power Automate ทำงานกับ Excel
ตัวอย่างระบบงานอัตโนมัติ ที่พัฒนาจาก Power Automate
· การนำเข้าข้อมูลการสั่งซื้อจำนวนมาก ๆ กรอกเข้าใน Excel Form เพื่อนำเข้าระบบ
· การแยก Attached Files จาก Email เพื่อจัดเก็บเข้า โฟลเดอร์ ให้เป็นระเบียบอัตโนมัติ
· การนำข้อมูลจาก Excel ไปกรอกใน Application อัตโนมัติ
· การทำระบบ Approve การจัดซื้อผ่าน Microsoft Form โดยจะแยกตามจำนวน Budget ที่ร้องขอมา และเก็บข้อมูลและ Update ข้อมูลที่ร้องขอมา
· การแจ้งเตือนเมื่อมีคนมาใช้คำหยาบ หรือไม่สุภาพ ใน Social Media โดยเชื่อมโยงกับ AI ด้วย AI Builder
การสร้าง Real-time Analytics ใน Power BI
VDO : Excel Automation ด้วย 3 พลังของ Power Query, Macro และ Power Automate